PENYAMPAIAN JAMINAN PENAWAN LELANG E-PROC

Dalam melaksanakan pelelangan Panita lelang/ ULP selalu mewajibkan kepada peserta pelelangan untuk menyerahkan jaminan penawaran yang bersarnya antara 1%  s.d 3% dari nilai HPS. Jaminan penawaran boleh dikeluarkan oleh Bank pemerintah maupun swasta, dan Asuransi umum yang dapat memasarkan surety bond sesuai dengan yang ditetapkan dalam keputusan menteri Keuangan RI (daftar Asuransi tersebut sudah ada pada posting blog ini terdahulu),

Apabila Lelang dilakukan secara elektronik semua dokumen hanya berupa soft copy yang di upload dalam SPSE dan itu menjadi dasar untuk melaksanakan evaluasi terhadap penawaran, tetapi khusus Jaminan penawaran sampai saat ini masih menjadi polemik dan permasalah yang di hadapi oleh panitia pengadaan di lingkungan kementerian agama provinsi kepulauan ruiau.

Mulai tahun 2012 segala bentuk pengadaan barang/jasa pemerintah baik itu Pemilihan langsung(PML) pelelangan sederhana, maupun pelelangan umum seluruhnya 100% harus menggunakan sistem E-proc sesuai dengan instruksi Ka. Kanwil kementerian Agama Provinsi Kepulauan Riau Drs. H. Handarlin Umar, kami sebagai panitia sangangat berterima kasih, dan mengapresiasi terhadap instruksi tersebut, sehingga lelang akan berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa pemerintah dalam perpres 54 tahun 2010, efesien, Efektif, transparan, terbuka, bersaing,adil/ tidak diskriminatif dan akuntabel.

Permasalahan pertama yang di hadpai panitia adalah tentang penyampaian jaminan penawaran, semua peserta selalu mlampirkan hasil scan Jaminan penawaran dalam dokumen yang di upload dalam SPSE, selaian itu peserta lelang ada yang mengirimkan via pos, ada juga yang mengatar langsung ke kantor (tanpa cap pos),  ada juga mengantar sendiri tetapi di amplop jaminan penawaran itu sudah ada cap pos, karena peserta minta cap pos dulu ke kantor pos kemudian dia mengantar sendiri kepada panitia dengan alasan takut kalo petugas pos terlambat mengantar dan sampai setelah masa pemasukan berakhir.

Kami Panita lelang kementerian agama selalu mengunakan Dokumen yang disusun sesui dengan SBD yang dikeluarkan LKPP. Yang dalam BAB III Istruksi kepada peserta (IKP) nomor 22.3 : Jaminan Penawaran asli disampaikan melalui pos tercatat/jasa pengiriman kepada Pokja ULP  dan sudah harus diterima sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Ternyata ini sering terjadi masalah yang membuat ketidak nyamanan pada panitia dan perserta, ada hal-hal yang sering terjadi sebagai berikut:

Kelemahan penyampaian seperti jaminan penawaran melalui pos:

1.       Panitia bisa melihat siapa saja yang mendaftar sebelum pembukaan sampul penawaran

2.       Apa bila ada terjadi kasus peserta terlebih dahulu meminta stampel ke pos dan di antarkan sendiri kepanitia, maka panitia akan bertemu dengan peserta

3.       Petugas Pos selalau memasukan surat ke bagian umum/ dan kadang pegawai di bagian umum tidak segera menyerahkan surat tersebut kepada panita.

4.       Kami di kementerian Agam provinsi kepri kepanitiaan hanya berada di provinsi sedangankan anggaran ada pada masing-masing satuan kerja dari madrasah dan kantor kementerian agama kabupaten kota, dan bagi kabupaten yang jauh menggunakan kepanitiian dari instansi Pemerintah daerah, sehingga peserta akan mengalamatkan jaminan penawaran tersebut ke madrasah/ kantor kementerian kabupaten/kota sehingga panitia tidak mengetahui apakah peserta mengirim Jaminan penawaran/ tidak (jaminan selalu terlambat di terima oleh panitia)

Kelemahan penyampaian jaminan penawaran hanya menggunakan scan dan tidak mewajibkan lewat pos :

1.       Apabila terbukti peserta melakukan KKN tentu jaminan tersebut tidak dapat di cairkan karena hanya berupa soft copy.

2.       Keabsahan jaminan tidak dapat di pertanggungjawabakan karena merupakan soft copy saja

3.       Apabila jaminan itu di berikan pada saat klarifikasi apakah tidak di kategorikan postbidding, karena menambah dokumen yang berupa copy dengan dokumen yang asli,

4.       Dasar Evaluasi panitia adalah perpres 54 tahun 2010 dan dokumen pengadaan, dijelaskan dalam perpres dan dokumen lelang bahwa jaminan penawaran asli harus sudah di terima oleh panitia sebelum pembukaan penawara.

Berdasarkan hal di atas kedua sistem tersebut memiliki kelemahan. Kami berharap kepada Pihak terkait, khususnya kementerian keuangan bisa mengeluarkan keputusan/peraturan khusus untuk jaminan penawaran pengadaan barang/jasa, bahwa seluruh perusahaan asuransi dan bank uang mengeluarkan jaminan penawaran bersedia untuk mencairkan jaminan tersebut apabila ada hal-hal yang tertuang dalam jaminan di langgar dengan hanya memberikan nomor surat jaminan, dan bisa diklarifikasi secara online dalam situs tertentu tentang jaminin ini. Sehingga panitia tinggal mengecek keabsahan dan kebenaran jaminan tersebut melalui internet.

Sehingga peserta dan panitia sama-sama nyaman dan mempunyai pegangan yang jelas, karena walaupun penitia bekerja dengan baik dan sesuai aturan pasti masih saja ada pihak-pihak yang tidak puas dengan hasil/ keputusan yang di tetapkan oleh panitia.

Bagi pembaca yang mempunyai saran dan masukan silahkan menambahkan untuk shering, tetapi dalam memberikan saran dalam posisi yang netral, tidak memojokan panitia maupun memojokan peserta lelang.

Terima kasih.